Terminstatus (Soll-Ist-Vergleich)
Liegt im Zeitplan laut Vorgabe.
Ressourcenstatus (Soll-Ist-Vergleich)
Geplante Arbeitsstunden reichen, weitere Sachmittel werden nicht benötigt.
Budgetstatus (Soll-Ist-Vergleich)
Die Kosten für dieses Arbeitspaket liegen leider um 200 € zu hoch, da eine Raumanmietung durch die Beteiligten im Rahmen des gegebenen Budgets nicht möglich war. Das günstigste Raumangebot liegt 20 % über der Budgetvorgabe.
Projektgruppenstatus (Arbeitsatmosphäre, Arbeitsklima)
Die Arbeitsatmosphäre ist durchwachsen. Die Projektgruppe ist mit sich unzufrieden, weil eine Raumanmietung im Rahmen des vorgegebenen Budgets nicht möglich ist. Die Unzufriedenheit hat Stress verursacht, der regelmäßig zu Streitigkeiten in der Projektgruppe geführt hat.
Besondere Probleme
keine
Quelle: Das Beispiel der Statuserhebung wurde in Anlehnung an das Beispiel eines Statusberichtes im Lehrwerk Memo Büromanagement Band 3, 1. Auflage, Braunschweig, 2016, S. 320 erstellt.
Exkurs: Visualisierung des Terminstatus
Zur Visualisierung des Soll-Ist-Vergleiches beim Projektfortschritt wird häufig das Gantt-Diagramm aus der Planung (siehe Thema 10.5 Projektplanung) herangezogen und inhaltlich erweitert. Hier lassen sich neben den Planbalken, die anzeigen wie viel Zeit pro Arbeitspaket zur Verfügung steht, auch die Istzeiten visualisieren. Dazu werden die Istzeiten entweder mit einer Schraffierung über die Planbalken gelegt oder untereinander angeordnet. Im untenstehenden Beispiel wurde die erste Variante exemplarisch dargestellt.
Dabei wurden die Balken der Sollzeiten mit vertikalen Linien überdeckt, um so die tatsächlich verbrauchte Zeit zu visualisieren. Im Fall des Arbeitspakets Raum anmieten (PSP-Code: 2.1), wird das Arbeitspaket mit einem Tag vorfristig fertig. Dadurch wird der letzte Tag im Vorgang nicht vertikal gestrichelt. Im Fall des Arbeitspaketes Buffet bei Caterer organisieren (PSP-Code 2.2) wird dagegen ein Tag mehr benötigt, so dass die gestrichelten Linien um ein Feld über den Balken der Sollvorgabe reichen.
Zur Visualisierung der Soll-Ist-Zeiten und Abweichungen gibt es in der Literatur sehr viele Darstellungsmöglichkeiten. Das vorgestellte Modell ist also nur eine davon.
Exkurs: Erfassung des Kostenstatus
Bei der Erstellung eines Statusberichts zu den Kosten werden zu einem bestimmten Zeitpunkt die bis dahin angefallenen Kosten mit den Sollkosten gegenübergestellt. Dadurch erhält man Anhaltspunkte, ob in die Projektdurchführung eingegriffen und nachgesteuert werden muss.
Beispiel einer Visualisierung des Vergleichs der Soll-Ist-Projektkosten als Tabelle
PSP-Code | Arbeitspaketbeschreibung | Sollkosten in € | Istkosten in € | Abweichung in % |
... | ... | ... | ... | ... |
2.1 | Raum anmieten | 1.000,- | 1.200,- | 20 |
2.2 | Buffet bei einem Caterer organisieren | 2.000,- | 1.500,- | -25 |
... | ... | ... | ... | ... |
Gesamtkosten: | 3.000,- | 2.700,- | 10 |
Exkurs: Erfassung der Arbeitsatmosphäre bzw. des Arbeitsklimas
Um die Arbeitsatmosphäre bzw. das Arbeitsklima in den Projektgruppen als Projektleiter gut zu erfassen, ist ein enger Kontakt und auch möglichst freier Austausch mit den Projektgruppen sinnvoll. Eine sinnvolle Maßnahme kann bei größeren Gruppen insbesondere sein, dass den Projektbeteiligten ein Fragebogen zur Beantwortung übergeben wird. Mit ihm können die Teammitglieder dem Projektleiter, möglichst anonym, Angaben zur Arbeitsatmosphäre in ihrer Arbeitsgruppe konkret mitteilen.
Beispiel eines Fragebogens zur Erfassung des Arbeitsklimas
Fragebogen zum Arbeitsklima im Projektteam
Arbeitspaket: 2.1 Raum anmieten Datum:
1. Nennen Sie zwei Begriffe, die aus Ihrer Sicht am besten die Arbeitsatmosphäre im Projektteam beschreiben.
2. Wie bewerten Sie die Arbeitsatmosphäre im Projekt. Markieren Sie diese mit einem Kreuz.
sehr gut | sehr schlecht | ||||||||
3. Ist die Zeit im Projekt ausreichend oder nicht?
viel Zeit | wenig Zeit | ||||||||
...
Liegen dem Projektleiter die Statusberichte der einzelnen Arbeitspakete vor, so werden die in den Statusberichten genannten Abweichungen analysiert.
Folgende Abweichungen lassen sich in der Projektpraxis herausfinden (in Anlehnung an: Beiderwieden, A., Pürling, E.: Projektmanagement, Köln, 2014, S. 59 und an Birker, K.: Projektmanagement, Berlin, 1999, S. 140.):
Planungsfehler
Ausführungsfehler
Änderungen der Rahmenbedingungen
Teilweise beruhen die Abweichungen auf Fehlern in der Definition und Planung, aber auch durch eine Veränderung der Rahmenbedingungen können Abweichungen ohne vorherige Fehler auftreten. Wichtig ist, dass im Rahmen einer Risikoanalyse sich verändernde Rahmenbedingungen bezogen auf die Projektdefinition stets mitgedacht werden und zum Beispiel höhere Pufferzeiten und ein nicht zu enges Budget eingeplant werden.
Im laufenden Projekt auf Abweichungen zu reagieren, ist oft nicht so einfach, weil der zeitliche Planungsvorlauf fehlt.
Hier eine kurze Übersicht mit Beispielen über mögliche Steuerungsmaßnahmen, die ergriffen werden könnten, um das Projekt zu retten. Alle möglichen Probleme, die in einem Projekt möglich sind, können an dieser Stelle nicht dargestellt werden. Es handelt sich also um eine exemplarische Auswahl.
Beispielproblem | Mögliche Steuerungsmaßnahmen | |
1 | Zeit in einem Arbeitspaket droht überschritten zu werden |
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2 | Sachmittel (Computer) zur Bearbeitung des Problems reichen nicht |
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3 | Budget des Arbeitspaketes reicht nicht zur Erfüllung der Aufgabe |
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4 | Mitarbeiter sind nicht motiviert |
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5 | Mitarbeiter kann die gestellte Aufgabe nicht lösen, da die Fachkompetenz fehlt |
|
Zum Abschluss der dritten Phase sind die Dokumente aus dem Projekt für den Projektabschluss und damit die nächste (die vierte) Projektmanagementphase aufzubereiten bzw. zusammenzuführen.
Dabei gibt es eine Vielzahl von Dokumenten, die im Rahmen eines Projektes anfallen und sich im Umfang und in der Qualität von Projekt zu Projekt unterscheiden. Da es für Projekte keine gesetzlichen Pflichtdokumente gibt, werden im folgenden übliche Dokumente vorgestellt, die in die Dokumentation des Projektes einbezogen werden:
Projektauftrag (evtl. noch weitere Unterlagen aus der Projektdefinitionsphase), Protokoll der Kick-off-Veranstaltung, Projektstrukturplan (PSP), Arbeitspaketbeschreibungen, Projektablaufplan (PAP), Ressourcenplan, Kostenplan, Statusberichte zum Projektfortschritt, Statusberichte zur Gruppenarbeit in den Projektteams, Sitzungsprotokolle der Projektteams und des Projektmanagements, evtl. Sonderberichte zu besonderen Problemfällen
Wurden im Rahmen der Projektdurchführung Dokumente aus vorherigen Phasen abgeändert (z. B. wenn die Zielstellung des Projektes abgeändert wurde), so sind diese Unterlagen ebenso der Dokumentation zuzuführen.
Viel Erfolg beim Üben.